Get it on Google Play تحميل تطبيق نبأ للآندرويد مجانا اقرأ على الموقع الرسمي

استخدام حلول التكنولوجيا في ادارة العطاءات والمشتريات لقطاع المقاولات - بقلم: د. م. م. مالك دنقلا

سوداكون

استخدام حلول التكنولوجيا في ادارة العطاءات والمشتريات  لقطاع المقاولات

بقلم: دكتور مهندس مستشار مالك علي دنقلا 

عضو لجنة التشييد بجمعية رجال الاعمال المصريين الافارقة


رغم ان عام 2020  كان عاما قاسيا علي قطاع التشييد بالعالم حيث تكبد خسائر كبري جراء جائحة كرونا ، مثله مثل باقي قطاعات الاقتصاد الأخرى ، الا ان ما يميز هذا القطاع هو انه سيحتل الاولوية في خطط الدول للتعافي من الجائحة، وذلك من منطلق اقتصادي حيث تشير الدراسات الي ان كل مبلغ ينفق في هذا القطاع ينعكس بما قيمته خمسة اضعاف في القطاعات الأخرى، بسبب تشابك القطاع وتاثيره الكبير علي كافة القطاعات الاقتصادية وبجانب قدرته الهائلة علي استيعاب اعدادا كبيرة من العمالة. 

 وبالتالي سوف يتم  طرح العديد من المشروعات انشائية والخدمية لتحقيق الانتعاش المطلوب في قطاع البناء والتشييد، و يأتي كل هذا على خلفية تغييرات أوسع نطاقاً تستهدف استخدام الحلول التكنولوجية قبل واثناء عمليات البناء لخلق صناعة أكثر استدامة وإنتاجية وتركيزاً على الجودة. 

مرحلة ما قبل تنفيذ المشروع  

 تعد مرحلة ما قبل تنفيذ المشروع أي مرحلة اختيار المقاول المقتدر والكوادر المؤهلة و موردو المواد و عملية المشتريات و الاسناد - من أهم المراحل في كل مشروعات الانشاءات، فما قبل البناء هو الجسر بين مراحل التصميم والبناء في البناء، وهي فرصة للمالكين للتأكد من أن رؤيتهم تتحقق بأكثر الطرق فعالية من حيث التكلفة ، مع أقل قدر ممكن من المخاطر وبأعلى جودة متاحة ومع ذلك لا تزال تدار بشكل فردي من اغلب شركات المقاولات دون الاستعانة بالتكنولوجيا والطرق الحديثة في الاختيار مما يعرض المشروع والاعمال التجارية للخطر.

ومن اجل مساعدة الشركات في إعداد الخطط المستقبلية سوف نتناول هنا من خلال تجارب الملاك وأصحاب المشاريع  والمقاولين الرئيسيين والمقاولين من الباطن ، كيف ان عمليات مثل الشراء والمناقصات يمكن أن تؤثر في النهاية على نتائج المشروع و كيف يمكن أن يؤثر استخدام التكنولوجيا بشكل إيجابي على المشتريات والمناقصات ونجاح المشروع بشكل عام ،  و كيف يمكن للتكنولوجيا أن تساعد في التغلب على المشكلات التي تواجه تنفيذ المشاريع.

عملية الشراء

 عملية الشراء هي فرصة لمنح المشاريع للمقاولين المناسبين المؤهلين بالكامل لتسليمها، وهي أيضًا العملية التي يمكن من خلالها لشركات البناء والبائعين تحسين هوامش ربحهم، و بدون وجود عملية شراء مناسبة ، فإن الملاك والمقاولين الرئيسيين والمقاولين من الباطن سيخسرون كثيرا سواء كان ذلك مشروع أحلامهم أو عملهم أو سمعتهم.

 والبيانات هي محور الجودة العالية والإنتاجية المتزايدة والكفاءة في العمليات وتقليل مخاطر المشروع الإجمالية،  ومع ذلك  يتبع المتخصصون في البناء نهجًا فرديًا للغاية لإدارة العطاءات وتقديمها ، مما يعني أنه يتم استخدام مجموعة واسعة من التكنولوجيا من شركة إلى أخرى ، وفي بعض الحالات لا يتم استخدام أي منها على الإطلاق،  ويضيع وقتا كبيرا في التعامل مع تنسيقات البيانات المختلفة ، بينما يؤدي نقل المعلومات من نظام إلى نظام إلى زيادة مخاطر الأخطاء والسهو ..

وغالبًا ما تكون البرامج المستخدمة غير مصممة للاحتياجات المحددة لعملية شراء البناء.  حتى الحلول المخصصة التي تم إنشاؤها داخليًا ستتطلب تحديثات وصيانة مستمرة -

ادارة العطاء والمشتريات

 كيف يتعامل الملاك والمقاولون الرئيسيون والمقاولون من الباطن مع عملية الشراء اليوم - وكيف يؤثر ذلك على نجاح أعمالهم؟ ومن بينها آليات إدارة العطاء، حيث يستخدم المالكون والمقاولون الرئيسيون التكنولوجيا بدرجات متفاوتة لدعم عملية إدارة العطاء فقد اشارت الدراسات الي أن (20٪) فقط من المالكين و (19٪) من المقاولين من الباطن يستخدمون حلًا مخصصًا تم إنشاؤه داخليًا، وان نسبة كبيرة من الشركات لا تستخدم التكنولوجيا على الإطلاق،  اي أكثر من عُشر المالكين (12٪) والمقاولين من الباطن (13٪) كانت مناقصاتهم لا تزال قائمة على الأوراق ، ويستخدم ما يزيد قليلاً عن نصف كل مجموعة برامج لإرسال دعوات العطاء وجمع العروض ، وإيجاد مقاولين جدد للعمل معهم ، والحفاظ على قاعدة بيانات المقاولين ومقارنة العطاءات - مما يترك نسبة كبيرة من الفرق تكمل هذه المهام يدويًا.، حيث  تخصص الفرق مجموعة من الوقت لكل جزء من عملية إدارة العطاء كل شهر - والذي من المرجح أن يعكس الأحجام المختلفة للأعمال وتعقيدات المشاريع المعنية، ولكن من المثير للاهتمام أن أكبر استنزاف للوقت ينطوي على إدارة المعلومات أو إضافتها إلى المقترحات بعد تقديمها، ما قد يشير إلى عدم الكفاءة في العملية.

 هذه الأساليب اليائسة في إدارة عملية الشراء تؤدي إلى حدوث أخطاء  يمكن أن تضر بنتائج المشاريع والشركات نفسها، على سبيل المثال فأن العديد من المقاولين الرئيسيين يقارنون العطاءات يدويًا ما يجعل من الصعب تحديد التناقضات والفجوات والأخطاء وحتى التكاليف المخفية التي يمكن أن تؤثر غالبًا على المشروع لاحقًا، وتفقد الشركات أيضًا فرصة استخدام التحليلات لتحسين أدائها في المستقبل.

تحديات عمليات الشراء

 تتسبب المشكلات المتعلقة بعمليات الشراء في حدوث تحديات بالنسبة للمالكين والمقاولين الرئيسيين ، حيث يمكن ان تصبح إدارة العطاءات ومراجعتها عملية محبطة، نتيجة الافتقار إلى المعلومات ، التي تجعل عملية مراجعة العطاءات أصعب مما ينبغي ، ويقول أكثر من ربع المالكين (28٪) والمقاولين الرئيسيين (25٪) أن اللائحة العامة لحماية البيانات جعلت الحفاظ على المعلومات اللازمة لإدارة المناقصات أكثر صعوبة.

 كما قد يكون العثور على الشريك المناسب للمشروع صعبًا. 

ويقول ربع الملاك فقط (24٪) وخمس المقاولين الرئيسيين (19٪) أنه من السهل العثور على مقاولين فرعيين مؤهلين للمشاريع.  من الأصعب العثور على المتخصصين في الأعمال الميكانيكية (26٪) والسباكة (26٪) والكهرباء (24٪) ، ويقول ثلاثة أرباع المالكين إن الصعوبات في العثور على مقاولين مؤهلين تثير قلقهم في  المستقبل. 

و يواجه المتعاقدون من الباطن الذين يقدمون مقترحاتهم صعوبات أيضًا ، بدءًا من النطاق الهائل من العمليات التي يحتاجون إلى اتباعها، ويعتقد عدد كبير من المقاولين من الباطن أن تلقي دعوات العطاء بأشكال مختلفة يمثل صداعًا إداريًا (42٪) في جميع المجالات ،  ويري أكثر من ربع المقاولين من الباطن أن عملية تقديم عروض الأسعار أصعب مما ينبغي.

مشاكل في المشاريع

قد تكون عملية الشراء ليست محبطة في حد ذاتها فحسب، بل يمكن أن تحدث أخطاء تؤدي إلى اختراق المشروع لاحقًا - حيث أقر غالبية المقاولين الرئيسيين (86٪) والمقاولين من الباطن (78٪) بحدوث أخطاء أثناء عملية تقديم العطاء والتي تؤثر على المشروع بعد ذلك.  

 ويقول ربع المقاولين الرئيسيين ان الأخطاء الأكثر شيوعًا تتعلق بالجداول الزمنية والعمالة اللازمة للوظيفة، و بالنسبة للمقاولين من الباطن ، فإن المبالغة في تقدير موارد العمالة المطلوبة تكون بنسبة (34٪) والافتقار إلى المعلومات الدقيقة (31٪) والتقليل من الجدول الزمني (30٪) حيث ان الأخطاء التي يرجح أن تؤثر على المشروع لاحقًا تحدث بسبب خطأ بشري بسيط ، ناتج عن ضغط الوقت،  والاعتماد على العمليات اليدوية، و يمكن أن يكون لكل من هذه الأخطاء تأثير كبير على نتيجة المشروع.  

 ويمكن أن تؤدي المشكلات المتعلقة بالمشتريات إلى الإضرار بسمعة المقاولين الرئيسيين،  حيث يري المتعاقدون من الباطن إنهم قادرون على تقديم مقترحات لـ 50٪ فقط من المشاريع التي يرونها ، مما يشير جزئيًا إلى استنزاف الوقت الذي يمكن أن يمثله العطاء لهذه الشركات الصغيرة الأهم من ذلك فقد (30٪) من مقاوليي الباطن فرصة الحصول علي مشاريع بسبب مشاكل في إدارة العطاءات.

 وتفكر العديد من شركات المقاولات  في إيجاد طرق لاعتماد أو تحسين استخدامهم للتكنولوجيا لمعالجة مشاكل الشراء الخاصة بهم ، ويعد وجود أنظمة برمجية متعددة أكثر المعوقات شيوعًا التي تمنع المالكين (46٪) والمقاولين الرئيسيين (31٪) من الاستفادة بشكل أفضل من التكنولوجيا.

 وفي الوقت نفسه من المرجح أن يفتقر المقاولون من الباطن إلى الوقت الكافي للنظر في حلول جديدة (26 ٪) أو يفتقرون إلى المدربين لتدريب الموظفين والحفاظ على أنظمة جديدة (25 ٪).  

وعلى الرغم من أن بعض المالكين والمقاولين الرئيسيين قد تبنوا برمجيات الإنشاء ، فإن العمليات اليدوية - مثل القوالب وجداول البيانات - تلعب دورًا مهمًا وغالبًا ما تكون مفضلة عند البعض.

 وعندما تستخدم الشركات  برامج البناء ، يمكن أن تكون هناك تحديات عديدة  حيث يشير الخبراء انه لم يتم استخدامها بشكل كافٍ، وبعض المحترفين لا يشعرون بالراحة الكافية لاستخدام التكنولوجيا، وتشمل التحديات إساءة تفسير المعلومات أو إرسال معلومات خاطئة أو عدم وجود وقت كافٍ لجمع تكاليف دقيقة، حتى أن الملاك يعترفون بأخطاء في حزم العطاء.

 ويستخدم المحترفون عددًا من آليات المواجهة لتجنب هذه المشكلات كتطوير أوراق Excel المخصصة وهو نهج شائع، كما ان هناك اتجاه لاستخدام التكنولوجيا في عملية الشراء لتحسين الكفاءة ، ودعم التواصل الأفضل وحتى الإبداع، وقد تكون هناك عوائق تحول دون اعتماد أدوات رقمية جديدة،  بسبب احجام قيادات الشركة، لكن أولئك الذين ثابروا رأوا الفوائد حيث يتذكر أحد المتعاقدين من الباطن قائلاً: "كنت متوترا جدًا في البداية عند استخدام البرامج لكن بعد مرور الوقت شعرت بالراحة .

وتعتبر المناقصات مهمة أيضًا لكل من المقاولين الرئيسيين والمقاولين من الباطن لتوظيف المهارات اللازمة لكل مشروع.   

 استخدام الرقمية للتكيف

 وتتطلع العديد من الشركات إلى اعتماد المزيد من التكنولوجيا لتحسين طريقة عملها - والتعامل مع التحديات المقبلة.  الأهم من ذلك ، أن هذه التقنيات ستغطي كل من المكتب والموقع. 

و بدأ أكثر من ثلث المقاولين الرئيسيين في التركيز على التحول الرقمي في الموقع (37٪) ، وكذلك الأدوات خارج الموقع (41٪).  وبالمثل سيستثمر ربع المقاولين من الباطن في التكنولوجيا للموقع (23٪) وكذلك باقي الأعمال (28٪).

 ومن المثير للاهتمام ، أن المالكين يتطلعون إلى تعزيز هذا الاتجاه من خلال سياسات الشراء الخاصة بهم،  سيطلب حوالي خُمس المقاولين الرئيسيين (19٪) وثلث المالكين (31٪) من المقاولين من الباطن اعتماد التكنولوجيا للمشاريع المستقبلية.

و يتطلع بعض المالكين أيضًا إلى استخدام التكنولوجيا أثناء ما قبل البناء لتقليل ملف المخاطر الخاص بهم والمساعدة في تحديد أفضل الشركاء للمشروع، ويخطط ثلث الملاك (36٪) لاعتماد أدوات التأهيل المسبق لفهم المخاطر قبل إشراك المقاولين.

 وسيكون تدريب الموظفين على استخدام التقنيات الجديدة جزءًا مهمًا من هذه العملية، حيث ان  أكثر من ثلث المالكين (37٪) والمقاولين الرئيسيين (28٪) يركزون على تحسين مهارات موظفيهم رقميًا في الأشهر المقبلة.

 أهمية رؤى البيانات

 سيلعب كل من جمع البيانات الشاملة والعمل بناءً عليها دورًا رئيسيًا في تطور أعمال البناء، وعامة بدأت المؤسسات بالفعل في جني فوائد تحليلات البيانات في عدد من المجالات:

كما يستخدم 98٪ من المالكين تحليلات البيانات ، والأكثر شيوعًا لتحليل ميزانيات المشروع (64٪).

 95٪ من المقاولين الرئيسيين يستخدمون تحليلات البيانات ، والأكثر شيوعًا لتحليل مكاسب وخسائر العطاءات (35٪).  يستخدم 95٪ من المقاولين من الباطن تحليلات البيانات ، ولتحليل الربحية (33٪).

 ويعتقد معظم المالكين (91 ٪) والمقاولين الرئيسيين (80 ٪) أن استخدام تحليلات البيانات قد مكّن الشركة من إجراء تغييرات قابلة للتنفيذ على كيفية عملها - على الرغم من أن هذا انخفض إلى 63 ٪ من المقاولين من الباطن، حيث لا يزال الكثيرون يشككون في إدارة البيانات الأساسية في مؤسساتهم: 71٪ من المالكين و 54٪ من المقاولين الرئيسيين و 42٪  من المقاولين من الباطن قلقون بشأن المعالجة المزدوجة والإدخال اليدوي للبيانات.

ويدرك محترفو البناء أهمية الوصول إلى البيانات الصحيحة لتوجيه الأعمال، حيث يعد العثور على البيانات جزءًا أساسيًا من هذا التحدي، فنجد ان 78٪ من المالكين و 39٪ من المقاولين الرئيسيين و 44٪ من المقاولين من الباطن قلقون بشأن العثور على بيانات دقيقة للإبلاغ عنها للأداء المستقبلي وستكون القدرة على استخدام البيانات إلى أقصى حد ميزة مهمة في التنقل في حالة عدم اليقين الحالية..

 وبالنسبة للمقاولين من الباطن ، تعد الاتصالات المنتظمة وتحديثات المشروع (31٪) والانتهاء من العمل في الوقت المناسب (29٪) من السمات التي تجعلهم أكثر عرضة للعمل مع المالك مرة أخرى في المستقبل.

 وبالانتقال إلى المقاولين الرئيسيين ، فإن جودة التسليم التي يقدمها المقاولون من الباطن (46٪) هي السمة الأكثر تأثيرًا ، يليهم إكمال العمل على الميزانية (41٪) وفي الوقت المحدد (40٪).  

والجدير بالذكر أن استخدام التكنولوجيا الرقمية في الموقع هو أيضًا سمة جذابة لكل من المقاولين الرئيسيين (31٪) والمقاولين من الباطن (25٪).

 حيث يقول المالكون أن اهتماماتهم الرئيسية عند التفكير في كيفية إدارة المقاولين لمشاريعهم هي:  البقاء على الميزانية (88٪) وجودة تنفيذ المشروع (87٪)، كما يرغب معظم المالكين في رؤية انتقال أكثر سلاسة بين البناء والتسليم إلى عمليات البناء (34٪).

هذا هو السبب في أنه من المفيد للغاية الاعتماد على التكنولوجيا التي يمكن أن تبقي الجميع على نفس المسار،  مع تسهيل اتخاذ القرار في الوقت المناسب الذي يضمن أن الفريق بأكمله يسير نحو الأهداف المشتركة.

التي يمكن أن تسهل ذلك من خلال توفير تحديثات في الوقت الفعلي لمعلومات المشروع - وربط هذه المعلومات بأعضاء المشروع المناسبين في الوقت المناسب. 

ومن المثير للاهتمام ، أن ما يقرب من ثلاثة أرباع المالكين (72٪) و 56٪ من المقاولين الرئيسيين و 41٪ من المقاولين من الباطن قلقون من سوء استخدام التكنولوجيا في أعمالهم.

 ويرغب العديد من المهنيين في رؤية مؤسساتهم تقوم باستثمارات أكثر استهدافًا في الأدوات الرقمية الجديدة، و ثلاثة أرباع المالكين (76٪) ، وما يقرب من نصف المقاولين (47٪) ونصف المقاولين من الباطن (50٪) قلقون بشأن عدم وجود استراتيجية داخلية للتكنولوجيا الجديدة - وكيف يمكن أن يعيق ذلك الامر سير العمل.

حلول التكنولوجيا لمواجهة جائحة كورونا

 ومع ذلك هناك شعور بالتفاؤل على المدى الطويل ، حيث استخدمت العديد من الشركات حلول التكنولوجيا بشكل أكبر أثناء جائحة كورونا وهي مهتمة بالكيفية التي يمكن بها تحسين الأدوات الرقمية الأخرى.

 ويري احد مقاولي الباطن أن "بعض الأشياء الجديدة التي يمكنك القيام بها باستخدام التكنولوجيا مثيرة حقًا." ، و من وجهة نظر أحد المقاولين الرئيسيين ، "ما يحدث مع النمذجة ثلاثية الأبعاد أمر مثير للاهتمام حقًا للصناعة."  وفي الوقت نفسه ، هناك أمثلة الرائعة للبرامج التي تساعد العملاء على تصور طبقات المواد في المشاريع، مما سيساعد تطور الصناعة بشكل كبير في المستقبل القريب ".

و يحرص قادة صناعة البناء على استغلال الفترة التي أعقبت تفشي فيروس كورونا ليس فقط للتعافي من الأزمة ، ولكن لاحداث تحول في الصناعة، حيث ستلعب التكنولوجيا دورًا رئيسيًا في هذا التحول ، من خلال تمكين الشركات من العمل معًا بشكل أكثر إنتاجية ، وتقديم تصميمات أعلى جودة وإدارة المخاطر بشكل أفضل، خاصة وان هناك أيضًا اتجاه واضح بين المالكين لاعتماد أساليب جديدة ، مثل التصنيع خارج الموقع – وبالطبع فان المقاولين الذين يمكنهم تقديم هذه الخدمات أولاً سوف يستفيدون.

لكن المشتريات لها دور حاسم تلعبه ، سواء في إيجاد الشركاء المناسبين أو تمكين التغييرات في النهج، حيث يمكن لشبكات البناء والأنظمة الأساسية التي تحمل الأدوات اللازمة لإدارة سير عمل المشتريات أن تساعد البناة في تحديد المقاول المناسب للوظيفة المناسبة.

 في مواجهة نقص العمالة ، يمكن لشبكات البناء توفير رؤية أكبر للموردين المتاحين ، لضمان وصول المشاريع إلى المواهب المطلوبة.  وفي الوقت نفسه ، يمكن أن يساعد اعتماد الأدوات الرقمية لإدارة المناقصات المقاولين الرئيسيين والمقاولين من الباطن على توسيع شبكاتهم ،  لرؤية - والفوز - بالمزيد من المشاريع.

 من خلال هذا التحول الي استخدام حلول التكنولوجيا في عمليات البناء وادارة العطاء سيمكن للمالكين والمقاولين الرئيسيين والمقاولين من الباطن العمل معًا لتحقيق نتائج أفضل في كافة عناصر صناعة البناء ما يؤدي في النهاية الي تسليم المشاريع بجودة متميزة وتكلفة اقل واستدامة وكفاءة اعلي.


                              .........................................

March 21st 2021, 3:21 am
اقرأ على الموقع الرسمي

0 comments
Write a comment
Get it on Google Play تحميل تطبيق نبأ للآندرويد مجانا